Per avviare OpenOffice.org Calc selezionate la voce Ufficio+Foglio elettronico → Calc OpenOffice.org dal menu principale. Potete anche avviarlo dalla finestra di una qualsiasi altra applicazione di OpenOffice.org selezionando File+Nuovo → Foglio elettronico; in questo modo si aprirà una finestra di OpenOffice.org Calc contenente un foglio elettronico vuoto.

La prima volta che avviate OpenOffice.org Calc comparirà una finestra nella quale vi sarà chiesto se, per salvare i vostri file, preferite usare il formato Microsoft^® o quello di OpenOffice.org.

Il fattore determinante per la scelta è se pensate di scambiare molti file con persone che usano solo programmi Microsoft^®; se è questo il caso, premete il pulsante Usa il formato file di Microsoft® Excel, ma sappiate che il supporto per questo formato non è perfetto. Ricordate anche che questa scelta indica solo quello che sarà il formato predefinito: potrete sempre scegliere un formato diverso cambiando il Tipo di file nella finestra Salva con nome.

Per immettere dei dati in una cella, selezionatela e digitate i dati, premendo poi Invio quando avete finito.

La funzione di completamento automatico semplifica l'inserimento dei dati cercando di «indovinare» i dati contenuti nella cella successiva basandosi su quelli della cella attuale. In generale, funziona con qualsiasi tipo di dato che possa essere associato a una sequenza di numeri interi.

Per utilizzare il completamento automatico, posizionate il puntatore del mouse sulla «maniglia» della cella (il piccolo quadratino nero in basso a destra, sul bordo della cella), cliccateci e, tenendo premuto il tasto sinistro, spostate il mouse. I valori delle celle saranno mostrati in una sorta di «fumetto» (Figura 3.3, «Semplificazione dell'inserimento dati grazie al completamento automatico»). Quando viene mostrato l'ultimo valore della serie di dati che vi interessa inserire, rilasciate il tasto del mouse e le celle saranno compilate.

I dati delle celle possono anche essere ordinati in base a diversi criteri, selezionando le celle che volete riordinare e aprendo poi la finestra delle opzioni di ordinamento tramite la voce di menu Dati → Ordina.... Specificate i criteri per l'ordinamento, la direzione ed eventuali altre opzioni, e poi premete OK per ordinare le celle.

Facendo uso delle formule è possibile «automatizzare» le operazioni nel foglio, consentendo ad esempio di svolgere simulazioni complesse. All'interno delle celle, le formule vengono definite facendo precedere il segno = al resto del contenuto. Qualsiasi dato specificato diversamente viene trattato come un dato «statico».

Le operazioni vengono indicate con la notazione algebrica convenzionale. Ad esempio, l'espressione =3*A25+4*(A20+C34/B34) divide il valore della cella C34 per quello della cella B34, aggiunge al risultato il valore contenuto in A20, moltiplica il tutto per 4 e vi aggiunge il valore della cella A25 moltiplicato per 3. Quindi è possibile creare espressioni molto complesse, prendendone di più semplici come punto di partenza.

In OpenOffice.org Calc avete a disposizione molte funzioni predefinite da poter usare nelle vostre formule; potete vederne l'elenco completo selezionando Inserisci → Funzione... dal menu.

Quando un foglio elettronico contiene troppe informazioni, diventa difficile interpretare le relazioni fra i dati: sembrano solo tanti numeri senza senso. In questo caso, il miglior modo per rappresentare i dati è farlo attraverso un grafico.

Come per tutte le funzioni di analisi dei dati, dovrete selezionare le celle che volete siano rappresentate dal grafico. Quindi, selezionate un insieme di celle, e scegliete la voce di menu Inserisci → Diagramma... per richiamare l'assistente di creazione dei grafici.

Scegliete le opzioni desiderate per quanto riguarda il tipo di grafico, il titolo, i nomi degli assi, e così via, e infine premete Crea per generare il grafico e inserirlo nel foglio elettronico (si veda la Figura 3.4, «Un grafico 3D all'interno del foglio elettronico»).